8 Modi per gestire più efficacemente i membri del team da remoto

È giusto che tu gestisca i tuoi collaboratori in remoto nello stesso modo in cui gestisci quelli che sono presenti in ufficio? In realtà, sarebbe ingiusto.
 
La situazione degli impiegati in remoto è diversa e avrai bisogno di un approccio differente per aiutarli a prosperare.
Nella maggior parte dei casi dovrai lavorare duramente sugli aspetti di gestione basilari (come essere ancora più proattivo nel dare feedback), oltre a fare alcuni aggiustamenti mirati, adatti alla distanza.
Ecco come:

1. Discuti tempestivamente e continuamente con i collaboratori in remoto su quando dovrebbero, e non dovrebbero, agire senza di te.
I membri del team in remoto spesso devono aspettare più a lungo quando cercano il tuo aiuto. Non possono beccarti tra una riunione e l’altra o passare alla tua scrivania per avere una conferma veloce. E se vi trovate in fusi orari completamente diversi, prima ancora di avere la possibilità di intervenire potrebbe essere passata mezza giornata di lavoro (o anche più). Se insisti che aspettino il tuo intervento per ogni cosa, potresti minare la loro produttività. Se si dice loro di “pedalare“, però, potrebbero inavvertitamente farlo nella direzione sbagliata.
 
Per evitare tali potenziali imprevisti, analizza proattivamente alcuni possibili scenari in cui i tuoi dipendenti in remoto potrebbero trovarsi: per esempio, quando si tratta di rispondere alla necessità di un cliente che richiede un’eccezione alla politica aziendale o quando un bug richiede una soluzione rapida e non c’è tempo per aspettare la tua revisione. Parla con loro riguardo alle competenze e al grado di sicurezza che sentono di avere nel gestire questo tipo di situazioni. Sii diretto anche sul livello di coinvolgimento che vorresti, ad esempio “Per favore, vai avanti e pubblica gli articoli del blog se non ho fornito un feedback entro la scadenza“. E trovate un accordo sul livello di autonomia che entrambi ritenete ragionevole.
 
2. Blocca proattivamente del tempo per essere più disponibile per i tuoi collaboratori in remoto.
La maggior parte dei manager è talmente impegnata da fare fatica a notare quando succede qualcosa anche solo a un collega che siede a poche scrivanie di distanza (Jian-Yang è più silenzioso del solito, Dana si sta lamentando molto con i colleghi), figuriamoci se si tratta di una persona che è molto meno in vista. Sfortunatamente, è altamente probabile che non vedrai o sentirai parlare delle difficoltà dei lavoratori in remoto fino a quando non saranno diventati dei veri e propri problemi.
 
La soluzione? Non limitarti a dire: “Sono qui se hai bisogno di me“. Prenditi il tempo necessario per essere effettivamente lì per loro, il che potrebbe anche voler dire essere disponibile in un momento per te sconveniente, se si trovano in un fuso orario diverso, e spiega loro perché lo stai facendo.

Per esempio potresti:

• Organizzare incontri a tu per tu più lunghi con i tuoi dipendenti in remoto. Considera 15 minuti o più per compensare la mancanza di condivisione spontanea delle notizie e le conversazioni che normalmente si hanno quando si condivide lo stesso spazio.

• Spalmare gli incontri individuali con i dipendenti in remoto su più giorni. Per esempio, programma due riunioni di 30 minuti a settimana piuttosto che una di 60 minuti, in modo che ci sia meno tempo tra una riunione e l’altra e una possibilità in più di analizzare i problemi esistenti.

• Rendere i tuoi orari d’ufficio “solo online” per tutto il tuo team. Fare tutto online aiuta a garantire che i lavoratori presenti in ufficio non abbiano la priorità solo perché possono camminare fino alla tua scrivania. Potresti iniziare con una bella chiacchierata: “Sono qui per le videochiamate per i prossimi 30 minuti. C’è qualcosa di cui volete parlare senza dover aspettare il nostro prossimo incontro?” Se nessuno risponde, puoi sempre passare ad altri compiti.

3. Destina un po’ di tempo delle riunioni a tu per tu con i tuoi collaboratori in remoto per le chiacchiere informali.

Le chiacchiere non sono una perdita di tempo prezioso? Solo se esageri. D’altra parte, se le salti a piè pari perdi una grande occasione per costruire un rapporto e una fiducia reciproca e trasmettere loro che non li vedi come macchine. Inoltre, le chiacchiere possono rappresentare una finestra sullo stato emotivo dei tuoi impiegati, per esempio, se si sentono isolati o stanchi.

Prevedi di passare i primi cinque minuti dei tuoi meeting a scoprire qualcosa di nuovo sul collaboratore in remoto in questione. Con il tempo, troverai gli argomenti su cui focalizzarti, i suoi hobby, la sua dolce metà, fatti di cronaca, la squadra di calcio (o altri sport) per cui tifa, i piani per il fine settimana, ecc. A tua volta assicurati di condividere un po’ su di te, affinché non abbia la sensazione di essere sotto esame.

4. Rivedi le tue scelte in fatto di delega: assegni ai tuoi impiegati in remoto abbastanza compiti importanti?

Gli studi suggeriscono che i manager tendono, spesso inconsciamente, ad assegnare ai lavoratori in remoto incarichi più piccoli e meno importanti, indipendentemente dalla loro produttività e dalla loro idoneità al lavoro. Dato che gli impiegati in presenza sono fisicamente più vicini, forse sembrano la scelta più ovvia o conveniente per i lavori importanti. Se cedi a questa tendenza, incarico dopo incarico, ostacolerai non solo la carriera degli impiegati in remoto ma anche le prestazioni della tua squadra, soprattutto se un impiegato in remoto è più adatto a svolgere una certa attività.

Prendi l’abitudine di mettere a confronto l’importanza, la complessità e la portata degli incarichi che hai intenzione di delegare a ciascun membro della squadra. Se giustifichi l’assegnare i progetti più grossi ai membri della squadra presenti in ufficio sulla base di ciò che ha funzionato in passato o se ti senti troppo stretto coi tempi per pensare a delegare, chiediti: “Sto facendo ciò che è più facile o ciò che è meglio?”

5. Poni rimedio alla scarsità e superficialità dei feedback che la maggior parte degli impiegati in remoto riceve.

La logistica della comunicazione può rendere le conversazioni sui feedback con gli impiegati in remoto più facili da rimandare, soprattutto quando si deve dare un feedback di riorientamento, un’attività che molti manager temono e rimandano troppo a lungo, anche con i membri della team in presenza.

In più, chi lavora a distanza non può cogliere i segnali di feedback più sottili, come il linguaggio del corpo. Per esempio, un impiegato in presenza potrebbe interpretare le tue braccia incrociate o altri segnali di chiusura del tuo corpo, come un indizio che non sei convinto dell’idea che sta proponendo. Lo stesso non vale per un impiegato in remoto (e no, mi spiace, le emoji non sono un valido sostituto).

Date queste barriere intrinseche alla quantità e al tipo di feedback che gli impiegati in remoto ricevono, dovresti semmai fare uno sforzo per fornire loro un ampio feedback. Dedica dai 5 ai 15 minuti degli incontri individuali a fornire feedback attentamente studiati. Potresti anche stabilire quanti feedback fornire ai tuoi collaboratori, così da garantire che gli impiegati in remoto ne ricevano in numero adeguato (puoi anche considerare di aumentare il numero, in modo da essere di sicuro di soddisfare le loro esigenze).

6. Durante le riunioni chiedi frequentemente il parere dei dipendenti in remoto.

Le riunioni più produttive implicano dibattiti, scambi di idee che si alimentano a vicenda e una piena partecipazione del gruppo. Chiediti se i tuoi collaboratori in remoto stanno contribuendo attivamente alla creatività e al progresso della squadra o sono solo delle facce su un muro o delle voci senza volto nell’altoparlante che faticano a inserirsi nella conversazione.

Per essere sicuri che i dipendenti in remoto ricevano abbastanza spazio, potresti assegnargli il compito di condurre una parte della riunione o usare tecniche di facilitazione per tenere a bada gli altri partecipanti (“Ottime idee, Giorgio. Vorrei essere sicuro che chi partecipa da remoto abbia la possibilità di intervenire adesso.“) e chiedere ai membri della squadra in remoto di prendere la parola (“Carla, non ti abbiamo sentito oggi. Cosa pensi del progetto?”).

7. Aiuta i tuoi collaboratori in remoto ad affrontare e superare gli svantaggi dello sviluppo professionale.

Chi lavora a distanza è impossibilitato a partecipare a sessioni di coaching improvvisate. Non può prendere spunti ascoltando il tuo miglior venditore che chiude affari nel cubicolo accanto e non può sfogliare il libro di sviluppo professionale che hai lasciato nella sala comune.

Sebbene ognuno sia, in una certa misura, responsabile del proprio sviluppo, ciò non significa che gli svantaggi che i dipendenti in remoto affrontano siano tutti un loro problema. A meno che tu non sia l’unico manager al mondo che non vuole una squadra più efficiente e competente, queste lacune sono anche un tuo problema. Comincia dicendo la verità ai dipendenti in remoto: essere a distanza può davvero metterli in una posizione di svantaggio nello sviluppo professionale. Entrambi dovrete lavorare di più per assicurarvi che abbiano ampie opportunità di apprendimento.

Da parte tua puoi:

• sforzarti di inserire sessioni di coaching orientato allo sviluppo delle tue interazioni quotidiane e dare ai dipendenti in remoto incarichi fuori dalla loro zona di comfort quando è il caso;

• affiancarli a colleghi più esperti, che siano interessati a condividere le loro conoscenze, per progetti o anche sessioni di mentoring virtuale;

• passare informazioni sui relatori che visitano la sede centrale e altre opportunità di sviluppo interno che, per qualsiasi motivo, non sono promosse in modo tale da favorire gli impiegati a distanza;

• suggerirgli di trovare opportunità di apprendimento che non richiedano la presenza sul posto, come meet-up locali o corsi online;

• creare connessioni di rete e condividere insegnamenti appresi nel corso della tua carriera, quando li reputi rilevanti e potenzialmente utili per loro.

8. Sostieni i tuoi dipendenti in remoto in modo che siano più visibili al resto dell’azienda.

In uno studio, un gruppo di economisti di Stanford ha scoperto che i lavoratori in remoto di un call center avevano il 50% di probabilità in meno di essere promossi rispetto ai membri del team in presenza, nonostante fossero il 13% più produttivi (e volessero le promozioni tanto quanto i loro colleghi).

Potrebbe essere che tu stia contribuendo a questa triste statistica, lasciando che il loro duro lavoro e le loro aspirazioni passino inosservate? Se sì, non stai solo rendendo loro un cattivo servizio, stai danneggiando la tua azienda (il talento è una cosa terribile da sprecare) e anche te stesso (una solida esperienza nella gestione di dipendenti in remoto di successo ti fa apparire interessante agli occhi del crescente numero di aziende favorevoli alla modalità in remoto).

Quando un dipendente in remoto apre nuovi orizzonti, o semplicemente ti stupisce, fallo sapere al tuo manager e, a seconda del risultato, all’intera unità o dipartimento. Contestualizza il risultato della persona, per ricordare a coloro che non interagiscono regolarmente con lei il suo valore per l’azienda: “Voglio assicurarmi che Carla ottenga il riconoscimento che merita dato che, lavorando a distanza, i suoi contributi non sono sempre ben visibili. Penso che quando sarà il momento, dovremmo tenerla in considerazione per un ruolo più importante“.

E se le promozioni per i lavoratori in remoto sono rare o non praticabili nella tua azienda (per motivi logistici o politici), assicurati di metterlo in chiaro in anticipo, durante il primo colloquio e più avanti durante le discussioni sulla carriera e le performance.