5 Frasi comuni da manager che i tuoi riporti diretti probabilmente non sopportano – e cosa dire invece

Come manager, hai potere sul lavoro dei tuoi riporti diretti, su quando devono svolgerlo, sulle opportunità e le ricompense che ricevono, sulle informazioni a cui hanno accesso e molto di più. Se ignori questo fatto o cerchi di minimizzarlo nel tentativo di commiserarti (perché, ehi, il potere può essere scomodo, il potere logora), potresti dire qualcosa che a te sembra giusto ma che, invece, si presenta ai tuoi riporti diretti come sprovveduto, manipolatorio o demoralizzante.
Naturalmente, il contesto è fondamentale. Le frasi riportate di seguito potrebbero andare perfettamente bene in certe situazioni, come ritorcersi contro, quindi perché non provare un’alternativa che mostri che sei un leader che può vedere oltre i propri bisogni?

1. “Non dovrebbe essere troppo difficile/occupare troppo tempo”.

Il lavoro ti sembra assolutamente fattibile. E potresti pensare che classificare un compito come “facile” dimostrerebbe ai tuoi collaboratori che hai fiducia nelle loro capacità. Ma non esserne così sicuro. Gli esseri umani tendono a sottovalutare quanto tempo richiederà una determinata mansione (un fenomeno noto come la fallacia della pianificazione) e la tua posizione di manager ti potrebbe rendere particolarmente suscettibile. Dopotutto, non sei tu quello che effettivamente dovrà svolgere quell’attività.

Ecco, invece, come i tuoi riporti diretti potrebbero interpretare la tua frase:

• “Il mio manager è così fuori dal mondo – non ha idea di cosa ci sia realmente dietro il lavoro che faccio.“
• “Il mio manager non capisce che mi ci vuole più tempo per svolgere questa attività perché non ho il suo livello di esperienza e nemmeno posso accedere alle sue stesse risorse.“
• “Il mio manager non dà valore a quello che faccio – lo vede come una cosa da niente.“
• “Il mio manager penserà che sono un incompetente o uno che si lamenta se chiedo aiuto o più tempo per questo compito.“
• “Il mio manager non vede tutto il resto su cui sto lavorando e che occupa il mio tempo.“

La prossima volta, prova a dire:

• “È qualcosa che hai già fatto prima? Se la risposta è no, mettiamo in conto un bel po’ di tempo dato che ci sarà una curva di apprendimento” o “Che ne dici di ritagliarci un po’ di tempo affinché possa aiutarti ad affrontare la cosa?”
• “Ripensiamo a progetti simili effettuati in passato. Quali informazioni abbiamo per ricordarci quanto tempo ci vuole di solito?”
• “Quali sono alcune delle sfide inaspettate che potresti incontrare mentre svolgi questo compito? Possiamo prevederle e, quindi, pianificarle?”
• “Di quali risorse o aiuti aggiuntivi potresti aver bisogno per portare a termine il compito in questo lasso di tempo?”
• “Su cos’altro stai lavorando? Parliamo del tuo carico di lavoro, così possiamo capire come potremmo ridefinire le priorità.”

2. “Sei il mio salvatore” o “Grazie per essere andato oltre – ti devo un favore”.

Forse hai aggiunto un altro progetto al carico di lavoro di un tuo collaboratore, che ha dovuto lavorare durante il fine settimana per portarlo a termine. Oppure, è rimasto in ufficio fino a tardi tutta la settimana per rispettare una scadenza estrema o aiutarti con una richiesta urgente. Potresti apprezzare sinceramente il suo sforzo e sacrificio – ma dato che sei il capo, questa persona aveva davvero una scelta?

Ecco, invece, come i tuoi riporti diretti potrebbero interpretare la tua frase:

• “Se voglio un riconoscimento da queste parti, devo essere uno stacanovista o compromettere l’equilibrio tra lavoro e vita privata.”
• “Il mio manager vuole spremermi il più possibile senza darmi un aumento o una promozione.”
• “Il mio manager adora quando le persone fanno solo quello che gli viene detto, anche se è irragionevole.”
• “Il mio manager sta solo cercando di alleggerirsi la coscienza per avermi fatto perdere la cena con la mia famiglia/il sonno/etc.”

La prossima volta, prova a dire:

• “Mi dispiace di averti messo in una posizione in cui sei dovuto rimanere fino a tardi in ufficio/hai dovuto lavorare il fine settimana/ecc. In futuro, farò del mio meglio per pianificare meglio.”
• “Cosa hai dovuto fare per svolgere quel lavoro? Voglio sapere come hai fatto e cosa hai dovuto sacrificare. Per favore, sappi che non è una cosa che do per scontata.”
• “In generale come ti senti riguardo al tuo equilibrio tra lavoro e vita privata?”
• “Apprezzo quello che hai fatto. Mi rendo anche conto che ti ho chiesto molto. Discutiamo del tempo flessibile o di quello di compensazione o di qualche altra opzione in modo che tu possa ricaricarti.”

3. “Sono confuso/frustrato quanto te” o “Non so/non posso fare niente che tu non abbia già fatto per questa situazione”.

Potresti pensare che questi messaggi dimostrino umiltà o diano la sensazione che sia tu che i tuoi riporti diretti siate sulla stessa barca. O, forse, speri che dirlo possa ispirarli ad assumersi la responsabilità di un problema o indurli a smettere di aspettarsi che lo risolverai magicamente. Il problema è che tu non sei nella stessa posizione dei tuoi collaboratori – tu sei il capo. Quando cerchi di farti commiserare in questo modo, puoi spingere le persone a dubitare della tua leadership addirittura farla crollare.

Ecco, invece, come i tuoi riporti diretti potrebbero interpretare la tua frase:

• “Il mio manager non vuole che sollevi problemi, quindi non dovrei dire nulla.”
• “Il mio manager non è disposto a difendere la nostra squadra ai piani alti o a ottenere le informazioni di cui abbiamo bisogno, quindi siamo lasciati all’oscuro.”
• “Il mio manager è fuori di testa.”
• “Il mio manager si è arreso, quindi credo che dovrei farlo anch’io.”

.La prossima volta, prova a dire:

• “Questa è una sfida per tutti noi e ho intenzione di ripensare a come avvicinarmi. Quali pensieri hai su cosa potremmo sperimentare?”
• “Ecco quello che so per ora, così come quello che ancora non so… Mi incontrerò con il team di leadership la prossima settimana e dopo vi aggiornerò su quanto appreso”.
• “Ho capito. Grazie per aver portato questa questione alla mia attenzione. Che ne dici se ognuno di noi ci pensa e ci incontriamo di nuovo domani per discutere alcune idee per affrontare questa situazione?”

4. “Chi vorrebbe…?”

Mettere all’asta i compiti potrebbe sembrare un modo egualitario per dare ai tuoi collaboratori la chance di lavorare su un progetto che gli interessa. Ma è così? I manager sono pagati per organizzare il lavoro di una squadra, per ottenere le migliori prestazioni e risultati possibili. Quando deleghi chiedendo semplicemente dei volontari, stai essenzialmente delegando la delega! Inoltre, metti i tuoi riporti diretti nella posizione scomoda di competere per un’attività che potrebbe interessare a più di uno di loro o di dover alzare la mano per svolgere un lavoro che non è appropriato data la loro lista di cose da fare o le loro abilità.

Ecco, invece, come i tuoi riporti diretti potrebbero interpretare la tua frase:

• “Se non mi offro volontario, il mio manager penserà che non sono un giocatore di squadra.”
• “Sono troppo occupato per assumermi questo incarico, ma se ora non mi offro volontario, in futuro non avrò la possibilità di fare qualcosa di simile.”
• “Chiaramente, il mio manager non ha idea su cosa stiamo lavorando o come distribuire i compiti.”
• “Se mi offro volontario per questo, potrei far arrabbiare il compagno di squadra X perché probabilmente vuole farlo lui.”
• “Quel lavoro è noioso, è un’occupazione inutile, quindi aspetterò che qualcun altro si offra volontario.”

La prossima volta, prova a dire:

• “È venuto fuori un nuovo progetto. Nelle riunioni 1to1 di questa settimana, controllerò con ognuno di voi il vostro livello di interesse e come potreste essere coinvolti.”
• “A partire dalla prossima settimana, iniziando dalla persona X, ruoteremo i compiti della squadra, come prendere appunti, ordinare il pranzo o inserire i dati in ordine alfabetico per nome.”

5. “Sono così occupato/stressato”.

Senza dubbio lo sarai! Ma il tuo compito come leader è quello di fare tutto il possibile per aiutare i membri del tuo team ad avere successo, incluso essere disponibile e aiutarli a gestire i loro carichi di lavoro e i loro livelli di stress. Quindi, quando trasmetti quanto ti senti stressato, potrebbe sembrare che tu stia abdicando ai tuoi doveri.

Ecco, invece, come i tuoi riporti diretti potrebbero interpretare la tua frase:

• “Il mio manager non vuole che lo disturbi se viene fuori qualcosa o se ho bisogno di aiuto.”
• “Il mio manager penserà che non sto lavorando abbastanza se non sono anche stressato.”
• “Anche io sono stressato! Ma il mio manager non sembra preoccuparsene.”
• “Il mio manager è totalmente sopraffatto, quindi, non posso davvero confidare in lui per guidare bene la squadra.”

La prossima volta, prova a dire:

• “Non sarò disponibile fino alle 3 del pomeriggio, devo mettermi in pari con alcune cose. Ma sarò disponibile dopo, se avete bisogno di me.”
• “So che è stato un periodo impegnativo. Come vanno le cose per te?”
• “Mi rendo conto che non sono stato molto disponibile ultimamente. È stata una settimana assurda. Ho bloccato uno slot per domani, se qualcuno volesse parlarmi di qualcosa.”
• “Mi piacerebbe prendere qualche minuto nella nostra prossima riunione di team per condividere idee su come rispettare tutte le scadenze che la nostra squadra è tenuta a rispettare in questo momento.”