Gestire in modo ottimale il proprio tempo di lavoro: come liberare il potenziale di produttività e vivere meglio
Essere in grado di padroneggiare il tempo a tua disposizione può aiutarti a essere più produttivo o a migliorare la qualità del tuo lavoro. Ci sono anche ulteriori vantaggi. Utilizzare bene il proprio tempo, infatti, può aumentare in generale il tuo senso di benessere. Al contrario, un lavoro impegnativo e troppo frenetico aumenta lo stress e può avere un impatto negativo su tutti gli aspetti della tua vita.
Il tempo è davvero il tuo bene più prezioso, la risorsa più limitata. Queste azioni possono aiutarti a proteggerlo.
Capire il proprio rapporto con il tempo
Analizza il tempo a disposizione valutando onestamente come lo impieghi: durante le riunioni, quando lavori in smart working, nelle pause caffè o durante una passeggiata all’aperto. Registra con precisione le attività svolte quotidianamente per una settimana intera. Questo ti mostrerà:
- I tuoi punti di riferimento: elencare cosa e quanto fai in un’intera settimana ti permette di comprendere ciò che potresti ragionevolmente realizzare in un singolo giorno. Senza questa base di comprensione della tua produttività e del tuo potenziale output giornaliero, rischierai di sentirti frustrato dai tuoi risultati anche nei giorni produttivi.
- I tuoi cali di produttività: identifica i “momenti di calo”, ovvero quelle riunioni o compiti non critici che potresti abbandonare. Sapere quali impegni non fanno progredire i tuoi obiettivi ti consentirà di eliminarli gradualmente per massimizzare il tuo tempo.
- I momenti più produttivi: il tuo audit rivelerà quali sono le attività che offrono i maggiori ritorni e anche gli orari più produttivi per il lavoro mirato. Forse sei più produttivo dalle 10:00 alle 12:00 (o dalle 8:00 alle 11:00 o magari dopo le 17:00). Conoscendo i tuoi orari migliori, potrai programmare di conseguenza.
Fare una verifica del tuo tempo è il primo passo per evitare i costi sostanziali di una settimana mal organizzata: diminuzione della qualità del lavoro, aumento dello stress (per te, i tuoi colleghi e la tua famiglia) e calo della felicità generale.
Gestire efficacemente il tempo utilizzando 3 strategie
Dopo aver deciso di ottimizzare il tuo tempo per raggiungere obiettivi e priorità, ti proponiamo tre strategie che potrebbero aiutarti a gestire il tuo tempo lavorativo in modo più efficace:
- Definizione delle priorità
Nel libro The 7 Habits of Highly Effective People, una delle chiavi del successo è Mettere in ordine le priorità. Assegna le priorità ai compiti necessari per raggiungere gli obiettivi più importanti, invece di reagire costantemente al prossimo compito urgente. L’obiettivo è lavorare sulle cose veramente rilevanti prima che diventino urgenti, senza cadere nello schema di pensare che tutto sia importante e urgente. - Focalizzazione
Il multitasking può sembrare più efficiente, ma uno studio dell’American Psychological Association ha rilevato che in realtà riduce la produttività. Per migliorare la produttività è necessario dare priorità alla qualità piuttosto che alla quantità. Concentrarsi su un compito alla volta permette di evitare errori e migliorare il lavoro finale. - Blocco del tempo
Identifica le attività di maggior valore ed evita distrazioni e multitasking, bloccando il tempo nel calendario per portare a termine il lavoro prioritario. Blindare il 65% della tua giornata per attività importanti ti permette di avere un po’ di respiro per gestire le urgenze che potrebbero emergere.
Abbracciare la tecnologia (giusta)
La tecnologia può essere un modo efficace per gestire il tempo e le informazioni, ma solo se usata intenzionalmente. L’Intelligenza Artificiale generativa (GenAI) può aiutarti nelle ricerche preliminari o nella stesura di bozze, ma devi proteggerti dalle distrazioni come e-mail, messaggi e notifiche. Disattivare le notifiche e spiegare ai colleghi che ti stai dedicando a compiti critici è fondamentale per mantenere la concentrazione.
Abbracciare la propria umanità
In quest’epoca alimentata dalla tecnologia, non dimenticare che sei un essere umano. Parte integrante di una gestione efficace del tempo consiste nel prendersi cura del proprio corpo, così da sostenere la mente e lo spirito creativo. Pause, sonno sufficiente e idratazione sono fondamentali. Le pause sono essenziali per ricaricarsi, ma devono essere brevi per evitare che diventino procrastinazione.
Gestione del tempo per il successo del team
Una gestione efficace del tempo ha effetti a cascata sulla produttività e sul benessere di un intero team. Un leader dovrebbe comunicare chiaramente a tutta l’azienda che la sua attenzione è rivolta alle attività ad alta priorità. Delegare in modo efficace, assegnando i compiti giusti alle persone giuste, è essenziale per massimizzare i risultati del team.
Conclusioni
Una gestione efficace del tempo può fare la differenza tra prosperare e sopravvivere. In un’epoca di infinite distrazioni, ciò che conta è identificare e seguire tecniche personalizzate per concentrarsi su ciò che conta di più: completare un lavoro di qualità e mantenere l’equilibrio tra benessere fisico e mentale. L’alternativa è essere sopraffatti da responsabilità crescenti e interruzioni incessanti.
La verifica del proprio tempo, la definizione delle priorità, il blocco del calendario e la spiegazione del nuovo approccio ai colleghi sono strategie fondamentali per una gestione efficace del tempo.