I miei collaboratori da remoto stanno davvero lavorando?

I lavoratori da remoto sono preoccupati di lavorare da casa; il datore di lavoro è preoccupato che gli impiegati a distanza non stiano lavorando.

Mentre tu ti preoccupi di sapere se il tuo collaboratore in remoto stia lavorando (perché non ha mandato nessun aggiornamento? Perché non è in chat?), quest’ultimo potrebbe preoccuparsi del fatto se tu ti fidi che lui stia effettivamente lavorando. Paradossalmente questi dubbi potrebbero occupare tempo e spazio prezioso nella mente di entrambi.

Invece di lasciare che le preoccupazioni ti distraggano e danneggino potenzialmente la relazione con il tuo collaboratore o le sue performance, agisci.

Cosa sta succedendo?

• Stai cadendo preda di paure infondate perché non riesci a vedere il tuo collaboratore a lavoro, sei nuovo nella gestione di lavoratori in remoto o in passato sei rimasto scottato da dipendenti che operavano in remoto.
• La persona in questione, in effetti, sta facendo molto ma non ti sta tenendo aggiornato nella misura in cui vorresti.
• Strumenti di comunicazione inadeguati (o il loro scarso utilizzo) rendono difficile tenere sotto controllo il rendimento della persona.
• Il fuso orario o una barriera culturale ostacolano il rapporto di lavoro.
• Non hai fornito alla persona sufficienti indicazioni – forse perché è difficile farlo in chat o in video – con il risultato di un lavoro incompleto o deludente.
• La persona non sta davvero lavorando abbastanza o ad un livello sufficientemente alto.

Come gestirlo:

1. Concentrati su ciò che il tuo impiegato in remoto ha raggiunto, non sul fatto che tu possa vederlo/la mentre lo fa.

I dipendenti in remoto costringono i manager a confrontarsi con la misura in cui il tempo passato in presenza condizioni la visione di produttività di un dipendente in remoto. Vedere un dipendente in ufficio lavorare fino a tardi o durante la pausa pranzo, per esempio, non dice molto sulla sua efficienza. Eppure, potrebbe portarti a pensare che stia facendo di più di un membro del team in remoto di cui non puoi vedere l’impegno.

Per combattere questo possibile pregiudizio, fai una lista di ciò che il tuo impiegato in remoto ha raggiunto nell’ultimo mese o trimestre. Non fare affidamento sulla tua memoria, che è incline a esaltare e a corroborare le tue paure. Metti insieme, invece, in modo oggettivo i fatti: risali alle vecchie e-mail, alle liste degli obiettivi stilate durante le riunioni di pianificazione, alle revisioni delle prestazioni e agli aggiornamenti delle attività grazie agli strumenti di gestione dei progetti.

Anche se noti un calo nella produzione (per esempio sta completando meno ticket di supporto questo mese rispetto a quello precedente) considera se questo sia davvero un indice che lui o lei non stia lavorando abbastanza. Potrebbe essere che il suo rendimento negli ultimi due mesi sia stato insostenibilmente alto, il che significa che quello che vedi ora è solo un ritorno alla normalità? Se trovi prove di performance insufficienti, è necessario affrontarne la causa, sia che si tratti di un problema motivazionale o di un deficit di competenze.

2. Attivati per costruire la fiducia e migliorare il rapporto con il tuo collaboratore.

Se non ti fidi del tuo dipendente in remoto, è fin troppo facile usare la distanza fisica come scusa per prendere le distanze da questa persona. Magari deleghi meno incarichi, ti informi meno frequentemente o ti trattieni dal fornire feedback negativi o condividere opportunità di crescita. Questo non fa che aggravare il problema.

In primo luogo, un rapporto fragile con te, la sua principale connessione con l’azienda, potrebbe demotivarla e compromettere le sue performance. In secondo luogo, se il suo rendimento sta davvero soffrendo, ha bisogno di più attenzione da parte tua, non meno. E in terzo luogo, quando smetti di affidare a qualcuno lavori importanti, gli dai meno opportunità di dimostrare il proprio valore, creando un circolo vizioso di basse aspettative che si traducono in basse prestazioni.

Per costruire o ricostruire la fiducia con il tuo impiegato in remoto, prova a:

• Conoscerlo meglio. Magari riserva i primi 5 minuti di ogni riunione 1to1 per una chiacchierata informale o questo trimestre, finalmente, fai lo sforzo di andare a trovarlo di persona. Di tanto in tanto verifica come si sta trovando la persona in questione a lavorare a distanza: “Come stai gestendo la mancanza di separazione tra casa e lavoro? Hai qualcosa che ti aiuta a rilassarti?”
• Chiedi al tuo dipendente in remoto un feedback su ciò che tu come manager potresti fare meglio. Quando lo chiedi in modo genuino, questo manda un segnale al tuo dipendente, significa che apprezzi la sua opinione. È più probabile che tu ottenga opinioni oneste e utili se chiedi un feedback in un ambito specifico, per esempio su come stai affrontando alcune delle sfide più comuni che i dipendenti in remoto affrontano: “Come me la sto cavando con la condivisione delle notizie aziendali? C’è qualcosa che è venuto fuori di recente su cui vorresti avere più (o anche meno) dettagli o contesto?”

3. Chiedi consiglio ai tuoi colleghi manager che lavorano con dipendenti in remoto e mettili in pratica.

Ogni organizzazione ha la propria cultura sul lavoro a distanza. Per navigare meglio quella della tua azienda, rivolgiti al bacino di conoscenze che ti circonda: i tuoi colleghi. Tanto meglio se riesci a trovare un manager i cui dipendenti a distanza ricoprono ruoli simili a quelli dei tuoi. Non appena hai modo di parlare con dei colleghi più esperti, fai loro domande del tipo: “Hai avuto anche tu preoccupazioni simili sulle abitudini di lavoro di un dipendente in remoto? Cosa è successo? Cosa hai imparato da questa esperienza? Come fai a stabilire e a mantenere la fiducia con i tuoi collaboratori in remoto? Quali strumenti di comunicazione e di gestione dei progetti utilizzi? Come vi trovate tu e la tua squadra ad usarli?”

Prova a mettere in pratica quello che sembra rilevante per la tua situazione. Poi condividi i risultati con i tuoi colleghi per aiutare a perfezionare e a consolidare Best Practice più efficaci in tutta la tua azienda.

4. Chiarisci e allinea le tue aspettative di rendimento con il tuo collaboratore in remoto.

Che cosa succede se il tuo dipendente in remoto pensa che il suo lavoro sia esattamente quello che ti aspetti, quando invece non lo è? Questo è più comune di quanto tu possa pensare.

Il problema spesso sta nel modo in cui hai impostato e fatto funzionare (o non hai impostato e fatto funzionare) le aspettative di rendimento, il che può essere particolarmente difficile con i dipendenti in remoto. Per esempio, un collega che lavora in ufficio con te può mostrarti la bozza del rapporto sul cliente a cui sta lavorando e chiederti: “Come ti sembra?” per essere sicuro di essere sulla buona strada. Ma è molto più difficile per un impiegato in remoto avere questo tipo di scambi spontanei. Queste interazioni potrebbero non sembrare importanti nel momento in cui hanno luogo, ma fanno molto per allineare le aspettative di un manager con quelle del suo collaboratore.

Oltre a rivedere attentamente le istruzioni con il tuo dipendente in remoto, prova a:

• Usare supporti visivi. Pensa a slide, immagini, simulazioni e fogli di calcolo: qualsiasi cosa che aiuti i tuoi collaboratori a vedere, letteralmente, cosa intendi quando dai istruzioni. Potresti anche considerare di spedire qualcosa che il tuo dipendente in remoto possa vedere, toccare e ispezionare, come un prototipo fisico o un ingrandimento.
• Sollecitare un contributo e garantire maggiore comprensione. Questo è particolarmente importante durante le conversazioni in chat o al telefono. Prova a fare domande del tipo: “Considerato quello che ti sto chiedendo e le tue altre responsabilità, questo approccio ti sembra fattibile?” o “Cosa pensi che sarà più impegnativo in questo progetto?”
• Monitorare. Dal momento che i dipendenti in remoto non possono darti un colpetto sulla spalla per avere un semplice promemoria, assicurati di inviare un riepilogo scritto di ciò che è stato discusso, sia per permettere al tuo collaboratore di chiarire eventuali malintesi, sia per avere una registrazione scritta a cui fare riferimento in futuro per valutare i progressi.

5. Chiarisci e allinea le tue aspettative di comunicazione, sia per gli incontri 1to1 che per gli aggiornamenti di team.

Nessun manager vuole ricoprire il ruolo di ufficiale di sorveglianza e usare la scusa di un rapido controllo per assicurarsi che l’impiegato in remoto stia lavorando. Questo è uno dei modi per minare la fiducia. Ma considera che differenza può fare definire in anticipo le aspettative di comunicazione. Se hai preventivamente concordato di condividere aggiornamenti a determinati intervalli, quella che in altri contesti potrebbe essere percepita come microgestione diventerà parte della routine, una parte naturale del rapporto di lavoro e della cultura dell’intera squadra.

Per definire e rispettare le aspettative circa come e quanto spesso il dipendente in remoto deve inviare aggiornamenti sui progressi, considera:

• La frequenza e il livello di dettagli che vuoi negli aggiornamenti a tu per tu. A seconda della situazione, potresti chiedere di ricevere un aggiornamento ogni mattina, settimanalmente o ogni volta che il dipendente in remoto raggiunge un obiettivo. Potrebbe trattarsi di una breve e-mail, una chiamata con i punti salienti o un rapporto dettagliato. Inizialmente, tendi verso una maggiore comunicazione, in modo da sentire di stare ricevendo tutte le informazioni di cui hai bisogno. Una volta che tu e il tuo impiegato in remoto siete in sincronia, potrai sempre fare un passo indietro e rimuovere un controllo o un aggiornamento.
• Protocolli per la squadra. Se tutti gli altri membri del team stanno già seguendo un sistema per condividere obiettivi e aggiornamenti, anche il tuo impiegato in remoto dovrebbe farlo. Non sottovalutare il fattore della pressione sociale: ricorda al tuo impiegato in remoto quello che tutta la squadra ha accettato di fare. Dovrebbe inviare una mail di resoconto a tutti dopo le decisioni di vendita? Postare sulla chat quando scorge un potenziale bivio? Aggiornare prontamente il progetto o lo strumento di gestione delle attività? Se la tua squadra non segue pratiche specifiche come queste, prendi in considerazione d’idea di organizzare una riunione di gruppo e fare un brainstorming per trovare alcune idee.
• Quello che funziona meglio per il tuo impiegato in remoto. Se il tuo impiegato in remoto pensa che una maggiore comunicazione non sia necessaria o senti che le tue richieste fanno scattare un allarme che non ti fidi di lui o lei, spiega come una maggiore e migliore comunicazione possa aiutare entrambi: “Se tutti abbiamo una visione più chiara del lavoro degli altri, saremo in grado di cogliere e affrontare prima i problemi“. Inoltre, assicurati di riconoscere (e risolvere!) qualsiasi ostacolo alla comunicazione che il tuo impiegato in remoto può aver affrontato: forse la squadra si è riunita di persona senza coinvolgerla in video, forse hai ignorato la differenza di fuso orario e ti sei scambiato dei messaggi durante la sua pausa pranzo o nessuno l’ha mai formata all’utilizzo dello strumento di gestione dei progetti che tutti usano.

6. Rendi le riunioni di aggiornamento più interattive, per esempio, fai condividere all’impiegato in remoto il suo lavoro sullo schermo.

Forse hai bisogno di vedere il lavoro di un dipendente in remoto, non solo di sentirne parlare, per cancellare ogni dubbio su ciò che la persona sta facendo. Rivedere insieme il lavoro durante una riunione di aggiornamento crea un’opportunità di confronto che può essere usata come feedback, coaching e crescita. La condivisione dello schermo potrebbe anche bypassare le barriere culturali o linguistiche. Se state entrambi guardando la stessa cosa, c’è meno da dover interpretare da ambo le parti e non dovrai dedurre i progressi dal tono della voce e dalla comprensione di una seconda lingua.

Se hai bisogno di tempo per rivedere il lavoro prima della riunione, assicurati di dare al tuo impiegato in remoto un preavviso sufficiente.